Рекламация по качеству: как оформить акт на деталь

Три документа, которые путают

Акт фиксирует факт как первичный документ, претензия заявляет требование. Претензия без акта опирается на утверждение вместо измерения: в акте не должно быть требований, а в претензии — измерений, которых нет в акте.

Утверждённой формы акта нет

Отрицательный результат здесь полезнее номера: действующего национального стандарта, задающего форму рекламационного акта для машиностроительной продукции, нет. ГОСТ Р 55.0.02-2014, который иногда называют в этой связи, относится к управлению активами. Отраслевой стандарт с обязательным порядком предъявления рекламаций есть — ГОСТ Р 55754-2013 (введён впервые с 01.01.2015), — но его область ограничена изделиями электронной техники.

Форму определяет организация: по ч. 4 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. Обязателен не бланк, а состав реквизитов по ч. 2 ст. 9 — их семь: наименование документа; дата составления; наименование составившего его субъекта; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц; должность лица, совершившего операцию либо ответственного за оформление события; подписи этих лиц с фамилиями и инициалами.

Сам ГОСТ 24297-2013 к рекламации отсылает: по п. 6.1 в основные задачи персонала входят оформление документов и записей по результатам верификации, оформление претензий или рекламаций на несоответствующую продукцию и извещение поставщиков о недостатках. Документировать результат стандарт обязывает, а форму документа оставляет организации: среди его приложений есть журнал верификации, акт отбора образцов, ярлыки и сохранная расписка, но не рекламационный акт. Что читать в приходящем комплекте — в разборе входного контроля крепежа; ссылки на ГОСТ перед включением в договор сверяйте по оригиналу.

Структура акта по пунктам

Первые семь пунктов — реквизиты по ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ, остальные добавляются под спор.

1. Наименование документа — «Рекламационный акт», номер, дата и место составления.
2. Составитель — организация, выявившая несоответствие, и объект, где обнаружено.
3. Основание — договор с номером и датой, спецификация, УПД или накладная.
4. Предмет — обозначение детали и номер чертежа с редакцией или номером изменения: без редакции стороны предъявят разные версии одного документа.
5. Идентификация партии — номер партии, номер плавки, маркировка на изделии; реквизиты документа о качестве: паспорт и сертификат на металл с номерами и датами, вид документа по приложению Б ГОСТ 7566-2018.
6. Количество — сколько в партии, проверено, затронуто; принята ли выборка и по какому правилу. Величина в натуральном измерении — обязательный реквизит.
7. Обстоятельства обнаружения — дата и этап: входной контроль, сборка, монтаж, эксплуатация; от этого зависит режим сроков.
8. Существо несоответствия — измеренное значение против нормативного. Не «брак», а строка: параметр, требование по чертежу или стандарту, фактическое значение, средство измерения с типом, номером и сведениями о поверке, методика.
9. Фотофиксация — маркировка, клеймо, дефект и шкала средства измерения в кадре; перечень снимков — приложением.
10. Вызов изготовителя — когда и куда направлено извещение; явился представитель или нет, его должность и основание полномочий.
11. Сохранность — где находятся забракованные изделия и кто отвечает за неизменность их состояния.
12. Подписи — должности, фамилии и инициалы; для представителя изготовителя — доверенность с номером и датой.
13. Приложения — перечень с оговоркой, что они являются частью акта.

Требование о замене или устранении в акт не пишется — оно идёт в претензию.

Кого вызывать и что делать при неявке

При приёмке результата работы участие подрядчика прямо предусмотрено п. 1 ст. 720 ГК РФ. После приёмки общей нормы, обязывающей вызвать изготовителя на осмотр, в ГК РФ нет — процедуру вызова, срок явки и последствия неявки задаёт договор. Вывод обратный привычному: акт с участием изготовителя весомее, но условием возникновения требования закон не делает ни акт, ни участие изготовителя. Неявка представителя права заявить требования не отнимает, а вес односторонне составленного акта суд оценивает наряду с остальными доказательствами. Отсюда: извещение направляется способом, который договор называет надлежащим, при неявке в акт идут факт извещения и неявки с реквизитами отправления, а изделия сохраняются в неизменном виде — дальше обычно экспертиза.

Экспертиза и её расходы

По п. 5 ст. 720 ГК РФ при споре о недостатках работы или их причинах по требованию любой из сторон должна быть назначена экспертиза. Расходы несёт подрядчик — кроме случаев, когда экспертизой установлено отсутствие нарушений договора с его стороны либо отсутствие причинной связи между его действиями и недостатками; тогда платит сторона, потребовавшая экспертизы, а если она назначена по соглашению сторон — обе поровну.

Подряд или поставка: разный набор требований

Разграничение разобрано в материале про приёмку и гарантийный срок; здесь — то, что влияет на текст претензии. Общая часть совпадает: соразмерное уменьшение цены и безвозмездное устранение недостатков в разумный срок есть и в п. 1 ст. 723, и в п. 1 ст. 475 ГК РФ. Дальше различия. Возмещение своих расходов на устранение по п. 1 ст. 723 доступно только тогда, когда право заказчика устранять недостатки предусмотрено договором подряда (со ссылкой на ст. 397 ГК РФ). Замена при подряде — не требование заказчика, а право подрядчика: по п. 2 ст. 723 он вправе вместо устранения выполнить работу заново, возместив убытки от просрочки. При поставке замена — требование покупателя при существенном нарушении требований к качеству (п. 2 ст. 475), причём по ст. 518 поставщик может закрыть вопрос, без промедления заменив товар надлежащим. И оговорка, которую упускают: по п. 5 ст. 723 подрядчик, предоставивший материал, отвечает за его качество по правилам об ответственности продавца — по ст. 475, даже когда договор подрядный.

Сроки: четыре отсчёта, которые считают по-разному

Про претензионный порядок норма точнее пересказа. Абзац 1 ч. 5 ст. 4 АПК РФ: гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы в арбитражный суд по истечении тридцати календарных дней со дня направления претензии, если иные срок и (или) порядок не установлены законом или договором. Абзац 2: иные споры из гражданских правоотношений передаются в суд после соблюдения досудебного порядка только если такой порядок установлен федеральным законом или договором.

Прикладной вывод: требование о взыскании денег — возврат уплаченного, убытки, стоимость устранения — попадает под обязательные тридцать дней, а неденежное, об устранении или о замене, — нет, и досудебный порядок для него задаёт договор.

Согласованное отступление — только письменно

Устная договорённость о том, что на этой партии шероховатость чуть хуже, в споре не существует. Отступление от требований чертежа или стандарта — изменение условия договора о качестве, а по п. 1 ст. 452 ГК РФ соглашение об изменении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев не вытекает иное. Договор письменный — значит и разрешение на отступление письменное: дополнительное соглашение, разрешение на применение, лист согласования отклонения. Работает это в обе стороны: на устную договорённость не может ссылаться и изготовитель.

Шесть ошибок, из-за которых сильная рекламация проигрывает

Отдельно — Инструкции П-6 и П-7, утверждённые постановлениями Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 № П-6 (по количеству) и от 25.04.1966 № П-7 (по качеству). Сами по себе они не обязательны: применяются только тогда, когда стороны прямо предусмотрели это в договоре, — на что указывает п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18. Акт «по П-7» без ссылки в договоре не порочен, но преимущества не даёт.

Что закрыть в договоре заранее

Порядок и срок извещения; форму акта приложением; процедуру вызова представителя, срок явки и последствия неявки; порядок назначения экспертизы и распределение расходов; перечень контролируемых параметров с методами и средствами измерения — с учётом п. 4 ст. 474 ГК РФ, по которому порядок и иные условия проверки качества, производимой как продавцом, так и покупателем, должны быть одними и теми же. О первом цикле работы с изготовителем — в материале как начать работу с заводом, о происхождении сроков — в разборе сроков изготовления детали.

---

Если по спецификации не очевидно, какие параметры проверяемы документально и как описать их в договоре, чтобы рекламация опиралась на измерение, а не на оценку, — пришлите чертёж или ТЗ на расчёт, ответим, что нужно уточнить в документации и по какой схеме считается такая деталь.

Почты и формы приёма файлов на сайте нет: канал передачи документации согласуется по телефону — +7 985 303-05-53, +7 930 838-51-19.